Loading...

ADMINISTRAȚIE

Continuarea procesului de reducere a birocrației și de eficientizare a serviciilor administrative este un obiectiv care privește întreaga organizare și funcționare a Universității, așa cum se vede și din prezența acestuia în secțiunile precedente. În plus, față de cele deja menționate, câteva acțiuni majore sunt necesare:
6.1. Reorganizare administrativă
  • Revizuirea organizării administrative prin recurgerea la servicii specializate de audit pe managementul calității. Pe lângă reorganizarea (acolo unde cazul) direcțiilor și serviciilor existente, vor fi stabilite clar proceduri și termene de lucru și vor fi revizuite toate fișele de post ale angajaților, pentru a acoperi eficient toate activitățile administrative curente. Acest lucru se va face prin contractarea unei firme specializate în audit și managementul calității care va elabora un referențial de calitate pentru serviciile administrative (așa cum se procedează la nivelul organizațiilor internaționale).
  • Identificarea tuturor posibilităților de simplificare a procedurilor administrative și adoptarea unor regulamente și proceduri în acest sens. De exemplu: redactarea urgentă a unui regulament care să elimine ștampila de pe toate documentele unde nu mai este obligatorie; unificarea, publicarea și menținerea procedurilor legate de deplasări, deconturi etc (toate procedurile și formularele vor postate într-un singur loc și nu se vor schimba); preluarea de către echipele administrative de la nivelul facultăților a demersurilor administrative ce țin de resurse umane, deconturi, deplasări, etc.
  • Inițierea unei comunicări / informări administrative funcționale periodice între Rectorat și facultăți: comunicare regulată și oficială a deciziilor luate în CA; întâlniri periodice între rector și echipa sa cu colegii din facultăți și cu echipele manageriale ale acestora; menținerea buletinului de informare administrativă; după implementarea unei platforme de tip intranet, crearea unei secțiuni speciale cu anunțurile curente.
  • Consolidarea echipelor administrative din facultăți care să constituie un suport real în activitatea echipelor de conducere, pentru degrevarea acestora de activități birocratice și concentrarea pe activități de dezvoltare și inovare în domeniul didactic și de cercetare. Prin reorganizarea serviciilor și personalului existent, prin angajarea unor secretare / administratori de departament /facultate, precum și prin găsirea unor soluții de partajare a acestor servicii între departamente sau între facultăți, toate activitățile care pot fi efectuate de un angajat din sectorul didactic-auxiliar trebuie preluate de la profesori: elaborarea și gestionarea orarului; mentenanța site-urilor facultăților; partea tehnică a redactării statelor de funcții, fișelor de post, documentelor legate de contractele colaboratorilor externi și de plata cu ora etc.
  • Reorganizarea Direcției Tehnice; angajarea unor ingineri specialiști în construcții, instalații etc.; externalizarea acelor servicii care sunt întârziate din pricina lipsei personalului specializat.
  • Dezvoltarea de parteneriate cu firme specializate în redactarea de proiecte pentru axele de finanțare europene (proiecte structurale, sociale, culturale, de investiții - de tip POR, precum cele câștigate deja pentru imobilul din str. Spiru Haret nr. 8 și Grădina Botanică).

6.2. Dezvoltarea soft-urilor integrate / intranet cu aplicabilitate în administrație
  • Constituirea unei platforme informatice integrate (de tip intranet), care să unifice / să înlocuiască aplicațiile specifice ale diverselor servicii administrative, care nu comunică actualmente de o manieră mulțumitoare între ele.
  • Informatizarea completă în comunicarea și funcționarea birourilor administrative (regula ghișeului unic), pentru a putea permite stabilirea unor proceduri și termene clare, care să conducă rapid la diminuarea întârzierilor și la debirocratizare.
  • Dezvoltarea de platforme informatice ca suport pentru activitatea didactică și de secretariat (ex. catalogul on-line, îmbunătățirea soft-urilor de școlaritate, soft-uri pentru elaborarea planurilor de studii și a orarului)
  • Folosirea extinsă a comunicării pe email la nivelul întregii comunități, care permite eficientizarea activității, protejarea mediului și reducerea cheltuielilor: eliminarea ori de câte ori se poate a comunicării pe hârtie, a semnăturilor și ștampilei.

6.3. Creșterea responsabilizării angajaților care coordonează departamentele administrative
  • Fiecare director va redacta o strategie sectorială pe 4 ani, pe baza căreia se vor întocmi planurile operaționale anuale. Evaluarea activității acestora se va face pe baza rezultatelor obținute în implementarea acestor strategii.
  • Fiecare director va redacta în primele trei luni ale noului mandat al rectorului o analiză SWOT a punctelor forte și punctelor slabe ale departamentului respectiv și va întocmi o listă realistă de necesități în termeni de dotări și resurse umane.
  • Fiecare director va efectua în mod riguros evaluarea anuală a colegilor pe care îi coordonează.
  • Fiecare director va propune, pe baza evaluărilor activităților menționate la primele trei puncte ale acestei secțiuni, cursuri de formare pentru personalul administrativ cu dovedirea clară a impactului acestora asupra activității departamentului.

6.4. Proiecție strategică și execuție transparentă a bugetului
  • Stabilirea unor bugete clare pentru fiecare direcție / serviciu administrativ și fiecare facultate și eliminarea, prin intermediul unor reguli și proceduri clare, factorilor subiectivi și netransparenți în repartizarea și cheltuirea banilor (de exemplu, finanțarea mobilităților profesorilor, în unele cazuri, din fondul rectorat, fără a ține seamă de repartizarea inițială pe facultăți a fondului pentru mobilități internaționale). Stabilirea unor bugete speciale precum cele deja amintite mai sus: finanțarea / dotarea laboratoarelor de licență ori master, alocarea unor sume special destinate taxelor de open acces ori pentru mobilitatea cadrelor didactice și a studenților.
  • Proiectare realistă și strategică a bugetului: estimarea cât mai precisă a cheltuielilor; stabilirea unor priorități în efectuarea cheltuielilor în funcție de urgența lucrărilor / activităților; formularea unor variante de rezervă pentru întârzierile obiective în executarea bugetului, astfel încât să se evite restituirea fondurilor alocate.
  • Responsabilizarea fiecărui director de direcție / serviciu administrativ și a decanilor în proiecția și execuția bugetară, cu stabilirea unor reguli și indicatori transparenți, cuantificabili.

6.5. Stimularea resursei umane din departamentele administrative
  • Redefinirea clară și obiectivă a principiilor de acordare de creșterilor salariale și a altor forme de recompensă.
  • Susținerea personalului pentru a urma cursuri de formare necesare pentru eficientizarea activităților derulate.
  • Acordarea gradațiilor de merit și a altor tipuri de bonificații exclusiv pe baza unor criterii care să măsoare performanța.
  • Adoptarea unor măsuri de îmbunătățire a condițiilor de muncă ale salariaților din administrație.